Retail Management Solutions: Wesen, Funktionen, Vorteile

Die Implementierung digitaler Retail-Management-Systeme bietet zahlreiche Geschäftsvorteile. Anstatt jeden einzelnen davon zu behandeln (da einige bereits im vorherigen Teil erwähnt wurden), teilen wir sie in drei größere Gruppen ein.

Bessere Organisation

Ein Begriff, der sich auf fast jede Seite des Einzelhandels beziehen lässt.

Durch die Verwendung von Retail Store Management Software haben Sie die Möglichkeit, eine bessere Effizienz bei der Bestell- und Bestandsverwaltung zu erzielen.

Das digitale System macht Sie stets darüber informiert, was auf Lager verfügbar ist (welche Arten von Waren, in welchen Mengen usw.) und wie, wo und wann die Produkte von Ort A zu Ort B transferiert werden können.

Darüber hinaus impliziert eine bessere Organisation bessere Leistung und höhere Produktivität der Mitarbeiter. Wenn die Liefer- und Einkaufsprozesse ordnungsgemäß verwaltet werden, haben die Spezialisten des Unternehmens eine klare Vision und sehen den Umfang ihrer Verantwortlichkeiten für einen bestimmten Zeitraum. Vertriebs- und Einkaufsmanager erhalten stets die neuesten Kauf- und Beschaffungsanfragen; Support-Spezialisten werden über die dringendsten Probleme benachrichtigt, während Fahrer und Zustellspezialisten klare Routen und alle notwendigen Informationen zum Zielort haben.

Schließlich bedeutet eine bessere Organisation durch ein Retail-Management-System, -Programm oder -Software auch verbessertes Wissensmanagement innerhalb des Einzelhandelsgeschäfts und des gesamten Unternehmens.

Alle wichtigen Informationen zu Produkten, Kundenrichtlinien und interner Organisation werden im Retail-Management-System gespeichert.

Dadurch können Kundensupport-Mitarbeiter Kundenanfragen schnell und effizient lösen, während neue Mitarbeiter weniger Zeit für das Onboarding benötigen und hohe Selbstlern- und Organisationsqualitäten aufweisen (da sie sich nicht an ihre Vorgesetzten oder erfahrenere Kollegen wenden müssen).

Verbesserte Planung

Hier kommt das Feld ins Spiel, wo die Predictive-Analytics-Fähigkeiten einiger Retail Store Management Software-Lösungen eine entscheidende Rolle spielen.

Verkaufsverläufe, saisonale Trends und Marktverschiebungen, die natürlicherweise in bestimmten Zeitabständen auftreten – all diese historischen Daten können intelligent verarbeitet und analysiert werden. Egal, ob diese Verarbeitung und Analyse manuell oder automatisch mit Hilfe von KI erfolgt, das Ergebnis wird zu einer soliden Grundlage für die weitere Entscheidungsfindung.

Darüber hinaus ist der Vorteil der verbesserten Planung unweigerlich mit dem vorherigen Vorteil der verbesserten internen Unternehmensorganisation verbunden. Bessere Organisation bedeutet schnelle, effiziente und bequeme Datenerfassung, sodass Verarbeitung, Zusammenfassung und Analyse mit erhöhter Geschwindigkeit und Qualität durchgeführt werden können.

Für das Geschäft bedeutet die verbesserte Planung und Entscheidungsfindung über ein Retail-Management-System Folgendes:

• Minimierte "Out-of-Stock"- und Überbestandssituationen, da die Prognosen zur Kundennachfrage und zu den Marktbedürfnissen mit erhöhter Genauigkeit durchgeführt werden.
• Verbessertes Workforce Management, da die Arbeitszeiten der Mitarbeiter ordnungsgemäß auf die Spitzenzeiten des Einkaufs und der Bestellungen abgestimmt sind.
• Optimierte Bewerbung von Waren und Dienstleistungen, da sie auf Daten aus Echtzeitbestand und Kundenverhaltensanalyse basiert.

Kostenoptimierung und Ressourcenumverteilung

Die Implementierung eines Retail-Management-Systems geht über die einfache Straffung von Abläufen hinaus – sie wirkt sich direkt auf die Ausgaben eines Einzelhändlers durch die Automatisierung kostspieliger Prozesse und die strategische Umverteilung von Ressourcen aus. So transformiert ein RMS die finanzielle Effizienz.

• Personaloptimierung. Intelligente Zeitplanung passt die Personaleinsätze an Daten zum Kundenaufkommen an, senkt Überstundenkosten, sodass die Anzahl der Berater und Verkaufsleiter immer angemessen auf aktuelle Bedürfnisse reagiert. Gleichzeitig reduzieren Selbstbedienungskassen, die Teil von Retail-Management-Systemen sind, das Kassierpersonal und folglich die Personalkosten.
• Automatisierte Bestandskontrolle. Implementierte KI-Tools prognostizieren die Nachfrage, um Überbestellungen zu verhindern, während Echtzeitwarnungen bei Lagerengpässen entgangene Verkäufe minimieren.
• Verschiebung von Routineaufgaben zur Strategie. Die Automatisierung, die digitale Einzelhaltungssysteme im Allgemeinen und KI-basierte Tools im Besonderen bieten, entlastet die Mitarbeiter von monotonen manuellen Operationen. Spezialisten verbringen weniger Zeit mit dem Zählen von Beständen oder der Fehlerbehebung – jetzt haben sie mehr Zeit, um an einer besseren Kundenbindung zu arbeiten.

Das Erste, was Sie verstehen sollten, wenn Sie versuchen, die Vorteile eines RSMS oder eines CRM zu vergleichen, ist, dass der Vergleich nicht ganz relevant ist. Der Grund ist, dass sie unterschiedlichen (wenn auch ergänzenden) Zwecken dienen.

Wie wir zuvor definiert haben, ist ein Retail-Management-System eine Software oder ein Programm, das darauf ausgelegt ist, Bestandskontrolle, Mitarbeiterüberwachung (Onboarding neuer Mitarbeiter und Verfolgung von Leistungskennzahlen) und Vertriebsanalysen (in erster Linie die Anzahl der erfolgreichen Verkäufe über einen bestimmten Zeitraum) durchzuführen.

Gleichzeitig besteht der Hauptzweck eines CRM darin, sich auf Kunden- und Partnerinteraktionen zu konzentrieren. Daher bieten Customer Relationship Management-Systeme typischerweise Folgendes:

• Kontaktmanagement (mit Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten).
• Lead- und Vertriebsworkflow-Verfolgung (Einsicht, in welchem Stadium die Arbeit von Abteilungen und Mitarbeitern ist und auf welche Schwierigkeiten sie stoßen).
• Kundenservice und Feedback (Kommunikation mit Kunden aus verschiedenen Kanälen, an einem Ort vereint).
• Marketingautomatisierung (durch Verwaltung von Loyalitäts- und Affiliate-Programmen).

Dadurch haben CRM und RSMS wahrscheinlich unterschiedliche Funktionen, sodass sich auch die Entwicklung beider Lösungen unterscheiden kann.

Vom Standpunkt der Kosten und des Zeitaufwands hängt der Aufbau eines CRM auch von verschiedenen Faktoren ab.

Nehmen wir an, Sie benötigen ein System, das einige Datenbanken mit einer angepassten Ansicht vereint, damit Ihre Mitarbeiter leicht Aufgaben filtern, sortieren und einfach organisieren können. Darüber hinaus sollte die endgültige Lösung wie ein Kanban-Board mit praktischen Manipulationsfunktionen aussehen.

Wenn Sie sich an digitale "Helfer" wenden, zum Beispiel Microsoft Power Apps oder Dynamics 365, kann das Ergebnis in weniger als 2 Monaten geliefert werden, wobei nicht mehr als 15-20.000 USD ausgegeben werden.

Eine solche Lösung ist jedoch eher primitiv mit einem grundlegenden Funktionsumfang. Faktoren wie zusätzliche Integrationen, Implementierung von Workflow-Automatisierungsfunktionen, automatisierte Analysen und komplexe Benutzeroberfläche können den Preis auf bis zu 150.000 USD oder sogar mehr erhöhen.

Hinsichtlich der Entwicklung eines Retail-Management-Systems sollten Sie ebenfalls viele Faktoren berücksichtigen, wie zum Beispiel:

• Der Entwicklungsansatz (Arbeit eines internen Teams, Onshore-, Nearshore- oder Offshore-Outsourcing).
• Die Komplexität und Vielfalt der Funktionen.
• Die Menge der Daten, die das System verarbeiten soll (was direkt von der Größe des Einzelhandelsunternehmens abhängt).

Aus dieser Sicht wird ein primitives Management-System für ein Kleinunternehmen (weniger als 50 Mitarbeiter insgesamt), das in Südamerika oder Indien (wo die Sätze am niedrigsten sind) ausgelagert wird, kaum mehr als 30.000 USD kosten.

Gleichzeitig kann eine komplexe Lösung für ein Unternehmen mit mindestens einigen hundert Mitarbeitern, Dutzenden von stationären Geschäften und Tausenden von täglich übertragenen Datenteilen leicht 150.000 USD überschreiten und viele Monate in der Entwicklung benötigen.

Es gibt zwei Überlegungen, die bei der Wahl zwischen einem RSMS und einem CRM wichtig sind.

Erstens wird selbst die Lösung mit "perfekt" geplanter Struktur und Funktionen, die speziell auf Ihr Geschäft zugeschnitten ist, früher oder später auf Probleme und Aufgaben stoßen, die außerhalb ihrer Fähigkeiten liegen. Deshalb sollte jede Software, jedes Programm oder jede Plattform lediglich als Werkzeug behandelt werden. Menschen, Marketing-, Einzelhandels-, Liefer- und Management-Spezialisten bleiben der Kern jedes erfolgreichen Einzelhandelsunternehmens.

Zweitens kombinieren groß angelegte Einzelhandelsplattformen (wie Shopify) die Fähigkeiten beider digitaler Lösungen. Der Erwerb sowohl einer CRM-Software als auch eines digitalen Retail-Management-Systems bietet operative Effizienz kombiniert mit einem starken Kundenbeziehungsökosystem. Die Komplexität und die Kosten eines solchen integrierten Ansatzes bedeuten jedoch, dass er typischerweise nur für groß angelegte Einzelhandelsunternehmen machbar ist.

Die Wahl zwischen einem individuell entwickelten Retail-Management-System und einer Fertiglösung ist eine Entscheidung, die eine weitere Herausforderung für Geschäftsinhaber darstellen kann. In den meisten Fällen hängt sie von den Abwägungen zwischen Kosten, Effizienz und Funktionen ab.

Kosten

Zuerst der offensichtlichste und entscheidendste Unterscheidungsfaktor. Fertiglösungen wie Shopify Plus oder Lightspeed operieren nach vorhersehbaren Abonnementmodellen. Dies beinhaltet Lizenzgebühren, Support und Updates, die durch eine einzige Abonnement- oder Einmalkaufgebühr abgedeckt sind, was zu einer geringen Anfangsinvestition führt. Dies wird jedoch zu einer laufenden Betriebsausgabe, die mit Ihrem Geschäft wachsen kann.

Im Gegensatz dazu erfordert ein individuelles System eine signifikante Anfangsinvestition für Planung, Design und Tests. Während die langfristigen Besitzkosten niedriger sein mögen, ist die anfängliche finanzielle Hürde hoch und erfordert ein erhebliches Engagement.

Effizienz

Einer der Hauptvorteile jeder Fertiglösung ist, dass sie eine schnelle Bereitstellung bietet – ein Unternehmen kann innerhalb von Tagen mit einem solchen System arbeiten. Darüber hinaus wird die Effizienz hier durch Standardisierung erreicht (obwohl die fortschrittlichsten Lösungen extrem flexibel sind und sich leicht an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen können).

Ein individuelles System ist von Grund auf um die genauen Prozesse des Unternehmens herum entwickelt. Zum Beispiel würde ein Lebensmittelgeschäft mit einem einzigartigen Abonnement-und-Liefermodell wahrscheinlich eine vorgefertigte Lösung ineffizient finden. Eine individuelle Lösung würde diesen einzigartigen Workflow perfekt automatisieren und so langfristige operative Effizienz schaffen, auf Kosten einer viel längeren Entwicklungszeit.

Verfügbare Funktionsvielfalt

Schließlich sollten wir die Flexibilität berücksichtigen. Fertiglösungen bieten eine breite Palette von integrierten Funktionen, einschließlich Bestandsverwaltung und E-Commerce-Integration. Diese Funktionen sind zuverlässig und gut getestet. Ihre Ökosysteme umfassen oft App-Stores für zusätzliche Funktionalität, aber Sie sind dennoch auf das beschränkt, was verfügbar ist, und müssen sich daran anpassen.

Ein individuelles System hat solche Einschränkungen nicht. Es wird in erster Linie durch Geschäftsanforderungen und verfügbare Ressourcen definiert. Sie können bauen, was Sie brauchen, und Funktionsüberladung vermeiden, werden aber andererseits vollständig für die Wartung, Aktualisierung und Sicherung jeder einzelnen Komponente verantwortlich.

Zusammenfassend hängt die richtige Wahl völlig davon ab, ob ein Unternehmen sofortige, kosteneffektive Operation oder langfristige, maßgeschneiderte strategische Kontrolle priorisiert. Fertiglösungen bieten Erschwinglichkeit, schnelle Bereitstellung und Zuverlässigkeit für Unternehmen mit Standardmodellen. Individuelle Systeme bieten jedoch unübertroffene Flexibilität, perfekte Prozessanpassung und potenziellen langfristigen Wert für Unternehmen, bei denen einzigartige Operationen ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sind.